Xelix study shows companies losing 0.35% of annual spend to financial leakage, but AI-powered controls can turn AP teams into profit protectors

LONDON, March 12, 2026 /PRNewswire/ --Big businesses in the UK and US are losing as much as $53 billion (£39 billion) each year to "financial leakage". This represents a massive opportunity to reclaim lost profits. This is the key finding from Xelix - a leading agentic AI software for Finance teams - new report 'Financial leakage: The $53bn opportunity for Accounts Payable teams'.

These losses stem from duplicate invoices, invoicing errors, missed credit notes and fraud. While many companies have accepted them as an unavoidable cost of doing business, they are entirely preventable.

Paul Roiter, CEO at Xelix, said: "Most companies know they have a financial leakage problem, but they consistently underestimate the scale. Businesses are leaking as much as 0.35% of their annual spend - that's $3.5 million for every $1 billion spent. The good news? It's entirely avoidable, and leading AP teams are already turning this challenge into an opportunity."

According to Xelix's report, common forms of financial leakage include:

• Duplicate payments: Paying the same invoice more than once
• Invoicing errors: Omitting discounts or applying the wrong taxes
• Missing credit notes: Often not captured from supplier statements
• Outright fraud: Deliberate deception by suppliers, employees or criminals

Beyond direct financial losses, leakage undermines team morale as AP staff spend days firefighting exceptions and fielding calls from frustrated vendors. Payment errors damage supplier relationships, while AP's credibility with leadership erodes as executives see margin leakage they can't fully quantify.

The most at-risk industries are listed below.

Financial leakage affects some industries more than others due to their business models.

• Manufacturing and packaging: Elaborate, fast-moving supply chains create more opportunities for duplicate payments
• Healthcare and hospital operators: Complex procurement needs—from high-value capital equipment to high-volume consumables—increase duplicate payment risk
• Pharmaceuticals: Global specialised supplier networks give way to accidental incorrect tax treatments
• Energy and utilities: Complex arrangements from regulated heavy-asset projects to high-volume emergencies drive invoice errors
• Retailers and consumer goods: Multiple discount and rebate arrangements with hundreds of suppliers mean credit notes easily go missing

The report highlights why existing AP controls are failing to prevent leakage:

• Rules-based controls: Including enterprise resource planning (ERP) systems—routinely miss near-duplicates and cannot learn from past mistakes
• Recovery audits: An expensive, reactive approach charging fees of 15-25% of funds recovered, often addressing only a fraction of potential losses
• Manual workflows and supplier reconciliation: Time-consuming processes that typically cover just 10-15% of suppliers, missing many errors and unused credit notes
• Makeshift processes: Emails and spreadsheets that are vulnerable to human error

Paul Roiter continues: "We're calling time on recovery audits. They don't solve financial leakage. They usually only address a small proportion of potential losses. Not to mention, they're expensive, and they don't stop the leakage from happening. It's far better to prevent leaks before the money leaves the building."

The report shows that forward-looking AP organisations are embracing a fundamental shift: from reactive recovery to proactive prevention. AI-powered automation prevents errors before payment, enabling teams to audit 100% of transactions and save $3.5 million per $1 billion in spend.

Download the full report here.

NOTES TO EDITORS:

Calculating financial leakage:

The $53 billion estimate in the report is derived by applying Xelix's internal customer benchmarks to the broader market of eligible businesses. Our analysis is based on real-world data from 481 million invoices processed through the Xelix platform through the end of 2025, examining typical rates of duplicate invoices and missing credit notes as a percentage of spend, and invoice errors as a percentage of invoice volume—both historically and after implementing Xelix controls. We've applied these observed leakage rates across the estimated population of businesses in the UK and US turning over more than $130 million (£100 million) and receiving more than 250,000 invoices annually. This represents a conservative assessment of preventable financial leakage in this market segment. While based on extensive real-world data from our customers, actual leakage rates may vary by industry, company size and AP maturity.

About Xelix

Since 2018, Xelix has pioneered AP audit and controls. The AI-powered platform easily bolts onto existing ERP and finance systems to detect payment errors and fraud, automate supplier statement reconciliations and streamline AP Helpdesk operations. Xelix is trusted by global enterprises, to help finance teams reduce risk, unlock cost savings and drive greater efficiency across AP.

Logo: https://mma.prnewswire.com/media/2931741/Xelix_Logo.jpg

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Im parlamentarischen Untersuchungsausschuss zur Causa des verstorbenen früheren Justiz-Sektionschefs Christian Pilnacek rücken heimliche Aufzeichnungen und der Umgang mit digitalen Spuren zunehmend ins Zentrum. Am achten Ausschusstag standen der Investigativjournalist Michael Nikbakhsh und der Unternehmer Christian Mattura im Fokus – zwei Akteure, die vertrauliche Gespräche mitschneiden, ohne ihre Gegenüber zu informieren. Parallel vertiefen die Abgeordneten ihre Fragen zu Logfiles, Löschvorgängen und der ungewöhnlichen Wanderung von Datenträgern aus Pilnaceks Umfeld.

Bereits am Vortag hatten eine Einsatzleiterin am Fundort der Leiche sowie ein IT-Techniker aus dem Justizministerium ausgesagt. Der Techniker berichtete von zahlreichen unterschiedlichen Zugriffen und Löschungen auf Pilnaceks USB-Sticks, externen Datenträgern, seinem Laptop und seiner Smartwatch; eine große Menge an Daten sei abgezogen worden. Laut der grünen Fraktionsvorsitzenden Nina Tomaselli wurden in den Logfiles mehrere Änderungen und Einsichten durch verschiedene Polizeibedienstete festgestellt. Die Grünen kündigten einen Antrag auf Rüge des Justizministeriums an und gehen dabei von fraktionsübergreifender Zustimmung aus.

Nikbakhsh, der in seinem Podcast „Die Dunkelkammer“ die „wundersamen Wege“ von Pilnaceks Daten nachzeichnet, musste im Ausschuss auch zu einem Treffen in seinem „Kellerbüro“ Stellung nehmen. Am 9. Dezember 2023, rund eineinhalb Monate nach Pilnaceks Tod, trafen sich dort Pilnaceks Vertraute Karin Wurm, deren Mitbewohnerin Anna P., der Lobbyist Peter Hochegger und Unternehmer Christian Mattura. Mattura hatte das dreistündige Treffen initiiert. Hocheggers Erscheinen sei von einem mittlerweile verstorbenen deutschen Unternehmer veranlasst worden, der als eine Art väterlicher Freund Pilnaceks galt; Nikbakhsh sprach von eigener Überraschung über dessen Teilnahme. Zu dessen Rolle könne er wenig sagen, betonte aber, dass dieser Zweifel an einem Suizid Pilnaceks gehabt habe – Zweifel, die Nikbakhsh selbst weiterhin äußert.

Besondere Aufmerksamkeit gilt den Aussagen von Anna P., einer langjährigen Mitarbeiterin von Nationalratspräsident Wolfgang Sobotka, die im Ausschuss frühere Schilderungen aus dem „Kellerbüro“ abschwächte. Dort soll sie laut Nikbakhsh bereits 18 Minuten nach Beginn des Gesprächs berichtet haben, Bundespolizeidirektor Michael Takacs habe ihr geraten, Pilnaceks Laptop verschwinden zu lassen. Alkohol sei zu diesem Zeitpunkt nicht im Spiel gewesen, der Abend sei keineswegs „abstrus“ verlaufen, wie P. später im Ausschuss dargestellt habe. Parallel zeichnet der zweite Zeuge des Tages, Unternehmer Mattura, ein weiteres Bild der Causa: Er schilderte, wie er am 28. Juli 2023 in Pilnaceks Lieblingsitaliener in der Wiener Innenstadt ein Gespräch mit Pilnacek und dem gemeinsamen Freund Wolfgang Rauball heimlich mit seinem Smartphone aufnahm, nachdem sich Pilnacek über Druck aus der ÖVP in Rage geredet habe.

Monate später sei aus Matturas Sicht eine rote Linie überschritten worden, als Ex-Kanzler Sebastian Kurz öffentlich erklärte, die Wirtschafts- und Korruptionsstaatsanwaltschaft (WKStA) habe Pilnacek „aufgesessen“ beziehungsweise Jagd auf ihn gemacht. Diese Darstellung habe in krassem Widerspruch zu Pilnaceks Ausführungen beim Italiener gestanden, so Mattura. Er und Rauball hätten sich daraufhin entschlossen, die Aufnahme Medien zugänglich zu machen; Kurz’ Aussagen bezeichnete er als „Schweinerei“. Damit rückt der Ausschuss nicht nur die technischen Spuren von Logfiles, gelöschten Daten und wandernden Geräten in den Mittelpunkt, sondern auch die politische Sprengkraft vertraulicher Gespräche, die erst im Nachhinein und unter geänderten Rahmenbedingungen öffentlich werden.